Automatización de pedidos de cliente: del correo al ERP sin teclear
Los pedidos llegan en PDF, en Excel o en el cuerpo de un correo, cada cliente con su formato. Los leemos, los validamos contra tus tarifas y referencias y los damos de alta en el ERP. Tu equipo solo revisa los que no cuadran.
Pedir diagnóstico gratuito- Primer paso
- Diagnóstico gratuito de 15 min
- Auditoría
- 2 semanas en oficina y planta
- Sistemas
- ERP, correo, portales de cliente
Cómo se trabaja hoy
En la mayoría de empresas industriales que visitamos, alguien abre cada mañana la bandeja de pedidos, descarga los adjuntos y teclea línea a línea en el ERP: referencia, cantidad, precio, fecha de entrega. Si el cliente usa su propia codificación, hay que traducirla a la tuya consultando una tabla en Excel.
El problema no es solo el tiempo. Es la referencia equivocada que se descubre al preparar el envío, el precio que no coincide con la tarifa vigente o el pedido que se queda sin registrar porque llegó a un buzón distinto.
Cómo lo automatizamos
- 01
Captura
Recogemos los pedidos del buzón compartido, del portal del cliente o de una carpeta, sin cambiar cómo te los envían.
- 02
Lectura
Un agente de IA extrae cliente, referencias, cantidades, precios y fechas, sea cual sea el formato.
- 03
Validación
Cada línea se contrasta con tus tarifas, tus referencias y las equivalencias de cada cliente. Lo que no cuadra se marca.
- 04
Alta en el ERP
El pedido se registra en el ERP y se envía la confirmación al cliente si así lo quieres. Todo queda trazado.
Qué cambia en el día a día
- Los pedidos con todo correcto entran solos; la persona que los tecleaba pasa a revisar solo las excepciones.
- Las discrepancias de precio o referencia se detectan al recibir el pedido, no al facturar.
- Dirección ve en el momento la cartera de pedidos real, sin esperar a que alguien la actualice.
- El conocimiento de las equivalencias de cada cliente deja de estar en la cabeza de una sola persona.
Con qué sistemas trabajamos
Trabajamos sobre el ERP que ya tienes: SAP Business One, Sage, Odoo, Navision (Business Central), A3 o desarrollos propios, y con Power BI cuando el informe ya vive allí. Si hay API la usamos; si no, nos conectamos a la base de datos o automatizamos la interfaz.
Cómo empezamos
- 01
Diagnóstico gratuito de 15 minutos
Nos cuentas el proceso por videollamada y te decimos si vemos margen para automatizarlo, y de cuánto.
- 02
Auditoría de procesos en dos semanas
Vamos a tu oficina y a planta, cronometramos el proceso y te entregamos la lista de automatizaciones ordenada por retorno.
- 03
Implantación con precio cerrado
Por fases y en paralelo al sistema actual, que sigue funcionando hasta que el nuevo demuestra que va bien.
- 04
Acompañamiento continuo
Si prefieres un equipo fijo: departamento externo de automatización con mantenimiento, soporte y cambios incluidos.
Preguntas frecuentes
Sí. Es el caso habitual. La lectura se apoya en IA para entender documentos distintos, y las reglas de validación son las tuyas: tarifas, referencias y equivalencias por cliente.
Cada línea se valida antes de entrar en el ERP. Si algo no cuadra con tus datos, el pedido se queda en una cola de revisión y una persona decide. Nada entra sin pasar las validaciones.
No. Recogemos los pedidos de donde ya llegan: correo, portal o carpeta compartida.
¿Te suena este proceso?
Cuéntanoslo en 15 minutos y te decimos si vemos margen para automatizarlo y de cuánto. Si no lo vemos, te lo decimos.